Legyünk őszinték, a legtöbb vállalkozó nem azért hagyja ott a 8-16 óráig tartó munkát, hogy aztán 0-24-ben a postafiókja rabszolgája legyen. Ugyanúgy szeretek egy pihentető hétvégét vidéken eltölteni, vagy a családommal több időt együtt lenni, mint bárki más.

Amikor először elkezdtem vállalkozásomat, határozottan megküzdöttem az e-mailekkel kapcsolatos belső harcokkal. Új voltam, szerettem volna, ha ügyfeleim SZERETNEK engem és azt, hogy milyen gyorsan válaszolok nekik. Szerettem volna, hogy ajánljanak mindenkinek, akit ismernek, aki egy új weboldalt szeretne.

Hajlamos voltam egy órán belül válaszolni az e-mailekre, de mihez vezetett ez? Válasz 5 perccel később, 2 perccel azután, és további 7 perc múlva ugyanattól az ügyféltől. Az e-mail fiókom tulajdonképpen chat ablakká vált, miközben küzdöttem, hogy összpontosítani tudjak az éppen aktuális feladatomra, és eredményes is legyek.

Ez sem csak egy hétfőtől péntekig tartó időszak volt, mert az ügyfelek tudták, hogy fénysebességgel fogok válaszolni, tudták, hogy mindig figyelem az e-mailjeimet, és hétvégén, ünnepnapokon, 23:00, 3:00-kor küldhetnek e-mailt, bármikor.

Ahogy ez folytatódott, egyre frusztráltabb lettem, de valójában ez a saját hibám volt. Nem támasztottam elvárásokat, és azt mutattam feléjük, hogy éjjel-nappal elérhető vagyok.

Volt néhány kulcsfontosságú változás, és egy online eszköz, amit IMÁDOK, ami radikálisan jobbá tette a postafiókomat.

Megmondom ügyfeleimnek, hogy nem dolgozom hétvégén

Amikor az előzetes, ingyenes konzultáción beszélgetek az ügyfelekkel, akkor egyeztetünk a projekt menetéről, a munka várható befejezéséről, és azt is tudatom velük, hogy hétvégén nem dolgozom. Az, hogy nem dolgozom hétvégén, még sosem befolyásolta azt, hogy az ügyfél munkája ne időre készüljön el. Mindig úgy tervezem a munkákat, hogy határidőre elkészüljek.

Persze eleinte izgultam, hogy ezt az általam merésznek tartott kijelentést megtegyem, de eddig egyetlen ügyfél sem akadt fenn ezen. �

És ha valamilyen oknál fogva megkeresésem érkezik a hétvégén, arról automatikus válaszadóm (Dubsado) gondoskodik! �

Olyan formában küldöm az e-maileket, amilyen formában én is szeretném kapni

Ahelyett, hogy egy e-mailt küldenék egy kérdéssel, majd 5 perccel később még egy e-mailt, tudatosan törekszem arra, hogy az e-maileket úgy küldjem, ahogy szeretem, rendszerezve, és mindent egy üzenetben összesítve.

A legjobb, ha listába szedve írom meg az ügyfélnek a teendőket. És szeretem, ha a weboldalról szóló visszajelzések is listába szedve vannak. Sokkal egyszerűbb megválaszolni, és így sokkal egyértelműbb is.

Persze van, amikor az ügyfél mindent egybe ömlesztve ír meg, de törekszem arra, hogy úgy írjak e-mailt, ahogyan szeretném én is kapni.

Csak 9 és 16 óra között küldök e-mailt

Szerencsére úgy tűnik, hogy ez a gyakorlat üzenetet is küld (azaz mikor vannak a munkaóráim), és ez drasztikusan csökkentette a munkaszüneti időben kapott e-mailek számát. Még mindig van, hogy kapok este is e-maileket, de az ügyfelek megszokták, hogy reggel válaszolok, így nem morognak, ha nem válaszolok azonnal.

Természetesen, ha ég a ház, és azonnal sürgős eset van, akkor válaszolok. De igyekszem már nem is ellenőrizni a postaládámat, miután a családom hazaért, hiszen velük szeretnék foglalkozni.

De elárulok neked egy titkot! Ha mégis este írok meg egy e-mailt, beidőzítem másnapra a küldését. A Gmail lehetővé teszi, hogy beütemezzem az e-mailek küldését.

Viszont hallottam egy nagyon hasznos eszközről, de még nem próbáltam. Ez a Boomerang. Ezzel hasonlóan a Gmail saját funkciójához, időzíteni tudod a leveleket. Sőt mi több! Amikor elküldesz e-mailt, amire mindenképpen választ vársz, bekapcsolod a "Boomerang this" funkciót. Így ha nem kapsz választ egy e-mailre, akkor bizonyos nap múlva újra olvasatlanként jelenik meg a beérkező levelek között, emlékeztetve arra, hogy újra elküldd az emailt. Így soha nem felejted el elküldeni a fontos üzeneteket.

Ez a 3 változtatás nagyban segít nekem abban, hogy hatékonyan tudjak kommunikálni az ügyfelekkel, és ténylegesen eredményes legyek, mert már nem vagyok kötve a postaládámhoz.